Kinh nghiệm triển khai thực tế mô hình phòng họp không giấy tờ tại các xã đi đầu và bài học cho cấp cơ sở trong tiến trình chuyển đổi số

Kinh nghiệm triển khai thực tế mô hình phòng họp không giấy tờ tại các xã đi đầu và bài học cho cấp cơ sở trong tiến trình chuyển đổi số. Trong bối cảnh cả nước đang đẩy mạnh xây dựng chính quyền số, chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước tại cấp cơ sở trở thành nhiệm vụ trọng tâm và cấp thiết. Một trong những giải pháp mang tính đột phá được nhiều địa phương triển khai thành công là mô hình phòng họp không giấy tờ (e-Cabinet), góp phần thay đổi căn bản phương thức điều hành, nâng cao hiệu quả xử lý công việc và giảm đáng kể chi phí hành chính. Thực tiễn triển khai tại nhiều địa phương như Đồng Nai, Thanh Hóa và Quảng Ninh đã cho thấy những kết quả tích cực, đồng thời cung cấp nhiều bài học kinh nghiệm quan trọng cho các xã, phường trên cả nước trong quá trình triển khai đồng bộ.

Tại xã Thuận Lợi, tỉnh Đồng Nai, mô hình phòng họp không giấy tờ được triển khai theo hướng xây dựng một quy trình vận hành khép kín, bắt đầu từ khâu chuẩn bị nội dung cuộc họp, số hóa tài liệu, phân phối dữ liệu cho đại biểu, tổ chức họp trên nền tảng số, cho đến tổng hợp kết luận và lưu trữ sau cuộc họp. Việc chuẩn hóa toàn bộ quy trình này đã giúp giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ truyền thống, đồng thời nâng cao tính minh bạch và khả năng truy xuất thông tin. Đặc biệt, cán bộ tại địa phương nhanh chóng thích nghi với hệ thống nhờ giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng và có sự hướng dẫn chi tiết ngay từ giai đoạn đầu triển khai. Một yếu tố mang tính quyết định trong thành công tại Thuận Lợi chính là sự quyết tâm mạnh mẽ của lãnh đạo UBND xã. Sự chỉ đạo trực tiếp, sát sao và cam kết thay đổi phương thức làm việc truyền thống đã tạo động lực quan trọng giúp đội ngũ cán bộ vượt qua tâm lý e ngại công nghệ, từng bước hình thành thói quen làm việc trên môi trường số.

Tại tỉnh Thanh Hóa, việc triển khai phòng họp trực tuyến và không giấy tờ được thực hiện trên quy mô rộng với 132 điểm cầu tại các UBND cấp xã, tạo thành một mạng lưới kết nối đồng bộ từ cấp tỉnh đến cơ sở. Mô hình này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành mà còn đảm bảo tính liên thông thông tin trong toàn hệ thống hành chính nhà nước. Kinh nghiệm nổi bật từ Thanh Hóa là việc áp dụng cơ chế mua sắm tập trung và hỗ trợ từ ngân sách cấp huyện, cấp tỉnh nhằm đảm bảo đồng bộ hạ tầng công nghệ giữa các địa phương. Cách làm này giúp các xã khó khăn về nguồn lực vẫn có thể tiếp cận và triển khai công nghệ hiện đại, tránh tình trạng chênh lệch trong mức độ chuyển đổi số giữa các đơn vị hành chính. Đồng thời, việc chuẩn hóa thiết bị, phần mềm và quy trình vận hành cũng giúp công tác đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì hệ thống trở nên thuận lợi, hiệu quả hơn.

Trong khi đó, tại Quảng Ninh, việc ứng dụng số hóa trong các kỳ họp Hội đồng nhân dân đã mang lại những thay đổi rõ rệt trong phương thức làm việc của đại biểu. Toàn bộ tài liệu phục vụ kỳ họp được số hóa và cung cấp trên hệ thống điện tử, giúp đại biểu dễ dàng truy cập, nghiên cứu và chuẩn bị nội dung trước khi tham gia thảo luận. Thực tế cho thấy, việc loại bỏ hoàn toàn tài liệu giấy đã giúp giảm áp lực hành chính, đồng thời tăng thời gian tập trung vào nội dung thảo luận chính sách, từ đó nâng cao chất lượng các quyết định được ban hành. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ điện tử còn giúp việc tra cứu, giám sát và kiểm tra sau kỳ họp trở nên thuận tiện, minh bạch và hiệu quả hơn, góp phần hiện đại hóa hoạt động của cơ quan dân cử tại địa phương.

Từ thực tiễn triển khai tại các địa phương nêu trên, có thể rút ra nhiều bài học kinh nghiệm quan trọng cho cấp cơ sở trong quá trình triển khai mô hình phòng họp không giấy tờ. Trước hết, yếu tố hạ tầng công nghệ thông tin đóng vai trò nền tảng quyết định. Các địa phương cần đảm bảo hệ thống mạng ổn định, thiết bị đầu cuối phù hợp và phần mềm vận hành đồng bộ để tránh gián đoạn trong quá trình họp. Bên cạnh đó, việc lựa chọn phần mềm cần ưu tiên tiêu chí đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với trình độ công nghệ không đồng đều của cán bộ cấp xã, từ đó đảm bảo khả năng tiếp cận và sử dụng thực tế.

Một bài học quan trọng khác là công tác đào tạo và tập huấn cán bộ phải được thực hiện bài bản, liên tục và có chiều sâu. Không chỉ dừng lại ở giai đoạn triển khai ban đầu, các địa phương cần xây dựng chương trình đào tạo định kỳ nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng hệ thống, cập nhật các tính năng mới và xử lý các tình huống phát sinh trong thực tế. Đồng thời, vai trò của lãnh đạo địa phương mang tính chất quyết định trong việc thúc đẩy chuyển đổi số. Khi người đứng đầu cơ quan hành chính trực tiếp sử dụng và chỉ đạo vận hành hệ thống, mức độ tuân thủ và hiệu quả triển khai của cán bộ sẽ được nâng lên rõ rệt.

Bên cạnh đó, sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời từ đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ là yếu tố không thể thiếu, đặc biệt trong các cuộc họp trực tuyến hoặc họp điều hành quan trọng. Việc xử lý nhanh các sự cố kỹ thuật giúp đảm bảo tính liên tục của hoạt động điều hành, tránh gián đoạn công việc. Ngoài ra, việc công khai tài liệu hướng dẫn sử dụng, chuẩn hóa quy trình thao tác và phân quyền rõ ràng cho từng nhóm người dùng cũng giúp tăng tính minh bạch, đồng thời tạo sự chủ động cho cán bộ trong quá trình khai thác hệ thống.

Trong xu thế phát triển chính quyền số hiện nay, mô hình phòng họp không giấy tờ không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là công cụ thay đổi tư duy quản lý và điều hành. Khi được triển khai đồng bộ và đúng cách, mô hình này góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính, giảm chi phí vận hành, tăng tính minh bạch và cải thiện chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Công ty TNHH MTV Thiên An sẵn sàng tư vấn, thiết kế và triển khai giải pháp e-Cabinet phù hợp với từng địa phương, đảm bảo hiệu quả vận hành, tối ưu chi phí và đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyển đổi số trong quản lý điều hành cấp cơ sở. Với kinh nghiệm triển khai thực tế và đội ngũ kỹ thuật chuyên sâu, Thiên An cam kết đồng hành cùng các đơn vị hành chính trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính công. Liên hệ hỗ trợ: 0886.448.119 để được tư vấn chi tiết giải pháp phù hợp.